Powrót do bloga

Twoja pierwsza oferta przetargowa: Przewodnik, który prowadzi do celu

Opublikowano: 15 sierpnia 2025

Wejście w świat zamówień publicznych może wydawać się wyzwaniem. Złożona dokumentacja, specyficzna terminologia i formalne wymogi bywają przytłaczające. Jednak każda firma, która dziś z sukcesem realizuje kontrakty publiczne, kiedyś stawiała swój pierwszy krok.

Kluczem do sukcesu nie jest unikanie trudności, ale metodyczne i uporządkowane podejście do procesu. Ten przewodnik przedstawia sprawdzony plan działania w pięciu krokach, który pozwoli Ci przygotować Twoją pierwszą ofertę w sposób profesjonalny i pewny.


Krok 1: Dogłębna analiza SWZ – Twoja mapa do sukcesu

Zanim przystąpisz do wypełniania dokumentów, musisz w pełni zrozumieć Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ). To najważniejszy dokument, który precyzyjnie określa zasady gry.

Kluczowe sekcje, na które musisz zwrócić uwagę:

  • Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ): Precyzyjne określenie, czego oczekuje Zamawiający. Czy Twoje kompetencje i zasoby w 100% odpowiadają tym wymaganiom?
  • Warunki udziału w postępowaniu: Wymogi dotyczące doświadczenia, sytuacji ekonomicznej czy potencjału technicznego Twojej firmy.
  • Kryteria oceny ofert: Czy jedynym kryterium jest cena (100%)? A może punkty przyznawane są również za skrócenie terminu realizacji lub wydłużenie okresu gwarancji? Odpowiedź na to pytanie definiuje Twoją strategię.
  • Wykaz wymaganych dokumentów i oświadczeń: Lista wszystkich załączników, które muszą stanowić integralną część Twojej oferty.

Krok 2: Lista kontrolna (checklista) – narzędzie do zarządzania procesem

Nie polegaj na pamięci. Stworzenie szczegółowej checklisty to najlepszy sposób na zorganizowanie pracy i uniknięcie pomyłek.

Przykładowa struktura Twojej listy kontrolnej:
✅ Wypełnienie formularza ofertowego zgodnie ze wzorem.
✅ Zebranie i przygotowanie dokumentów potwierdzających doświadczenie (np. referencji).
✅ Uzyskanie wymaganych certyfikatów lub polis ubezpieczeniowych.
✅ Wypełnienie i podpisanie wymaganych oświadczeń (np. o braku podstaw do wykluczenia).
✅ Finalne podpisanie całej oferty kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Systematyczne odznaczanie wykonanych zadań daje poczucie kontroli i minimalizuje ryzyko błędów.


Krok 3: Rzetelna wycena – fundament konkurencyjności

Proces wyceny oferty powinien opierać się na trzech filarach:

  1. Analiza kosztów własnych: Precyzyjne obliczenie wszystkich kosztów związanych z realizacją zamówienia, wliczając w to materiały, robociznę i koszty ogólne.
  2. Określenie marży: Ustalenie satysfakcjonującego poziomu zysku.
  3. Analiza rynku: Zbadanie wyników podobnych, zakończonych już postępowań. Wiedza o tym, na jakim poziomie cenowym kształtowały się zwycięskie oferty, jest nieoceniona. Archiwum przetargów na Portalu Przetargowym to narzędzie, które dostarcza tych kluczowych danych.

Krok 4: Kompletowanie oferty w formie elektronicznej

Obecnie niemal wszystkie oferty składa się w postaci cyfrowej. Zadbaj o nienaganną formę techniczną.

  • Sprawdź, czy wszystkie dokumenty są w wymaganym formacie (zazwyczaj PDF).
  • Upewnij się, że Twój kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny. Proces odnowienia certyfikatu może potrwać kilka dni.
  • Podpisz elektronicznie wszystkie wymagane dokumenty zgodnie z instrukcją zawartą w SWZ.

Krok 5: Finalna weryfikacja i złożenie oferty

Przed ostatecznym wysłaniem oferty zastosuj tzw. zasadę „czterech oczu”. Poproś inną osobę w firmie o sprawdzenie kompletności i poprawności dokumentów w oparciu o stworzoną checklistę. Zewnętrzne spojrzenie często pozwala dostrzec błędy, które mogły umknąć podczas samodzielnej pracy.

Pamiętaj o złożeniu oferty z odpowiednim zapasem czasu, aby uniknąć ryzyka związanego z problemami technicznymi po stronie platformy lub Twojego łącza internetowego.


🔎 Znajdź odpowiedni przetarg, aby z sukcesem rozpocząć

Pierwsze doświadczenia są kluczowe, dlatego warto zacząć od postępowań, które najlepiej odpowiadają profilowi Twojej firmy. Zamiast manualnie monitorować wiele źródeł, warto zautomatyzować ten proces.

Platforma portalprzetargowy.pl umożliwia:

Skonfigurowanie precyzyjnych alertów e-mail, które dostarczą Ci informacji wyłącznie o interesujących Cię zamówieniach.
✅ Skupienie zasobów na przygotowaniu wartościowej oferty, a nie na jej poszukiwaniu.
✅ Rozpoczęcie od mniejszych, lokalnych przetargów w celu zdobycia cennego doświadczenia i referencji.

🔔 Zarejestruj się, aby efektywnie zarządzać procesem pozyskiwania zamówień. Z odpowiednimi narzędziami, droga do pierwszego wygranego kontraktu staje się znacznie prostsza.


Źródła: